Współczesne firmy obserwują konsekwentny wzrost nie tylko ilości przetwarzanych przez nie danych, ale również dokumentów – zarówno tych przychodzących z zewnątrz, jak i przez nie generowanych. Sprawny, wydajny oraz zorganizowany według najnowszych standardów obieg dokumentów jest więc dążeniem i jednym z priorytetów dla większości firm – niezależnie od branży czy profilu działalności. Jego osiągnięcie pozwala wyeliminować zbędne wydatki, usprawnić komunikację wewnętrzną, przyspieszyć funkcjonowanie przedsiębiorstwa, zwiększyć wydajność obsługi procesów oraz wprowadzić organizację na ścieżkę rozwoju zgodnego z postępem technologicznym, duchem czasu i dynamiką zmian w otoczeniu biznesowym, ekonomicznym czy prawnym. Sprawny obieg dokumentów w firmie można zapewnić, odpowiednio planując i realizując projekt wdrożeniowy oraz inwestując w zakup wysoko funkcjonalnego i elastycznego systemu obiegu dokumentów.
Co warto wiedzieć o elektronicznym obiegu dokumentów?
Sprawny i dobrze zorganizowany przepływ (tzw. workflow) dokumentów i zadań związanych z ich procesowaniem we współczesnych firmach i organizacjach to w praktyce elektroniczny obieg dokumentów. Dokumentacja papierowa powoli odchodzi do lamusa, a coraz więcej świadomych generowanych przez nią problemów i niebezpieczeństw firm decyduje się zrezygnować z dokumentów w analogowej postaci na rzecz ich zdigitalizowanych odpowiedników. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na wyeliminowanie większości istotnych problemów związanych z pracą z dokumentami papierowymi, pozwalając firmom oszczędzać czas i pieniądze oraz lepiej wykorzystać szanse i możliwości, jakie stawia przed nimi dynamicznie rozwijający się pod względem technologicznym i rosnących oczekiwań kontrahentów świat biznesu.
Elektroniczny obieg dokumentów daje możliwość sprawnego, wygodnego i bezpiecznego zapanowania i codziennego zarządzania całością posiadanej i procesowanej przez firmę dokumentacji. Zakłada digitalizację, czyli przekształcenie z postaci analogowej do formy cyfrowej zarówno bieżących, jak i archiwalnych zasobów firmy oraz ich przechowywanie w chmurze lub na serwerach firmy. Praktyczną realizację koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia system obiegu dokumentów, nazywany także systemem zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS). Oprócz znacznego ułatwienia i przyspieszenia pracy z dokumentacją, wysokiej klasy system DMS pomoże również lepiej uporządkować procesy biznesowe oraz zorganizować i zoptymalizować je od podstaw, w oparciu o ściśle zdefiniowane i przenalizowane pod kątem wydajności i zgodności z procedurami ścieżki obiegu danego rodzaju spraw, czyli tzw. scenariusze biznesowe.
System obiegu dokumentów i jego funkcjonalność
Praktyczna realizacja elektronicznego obiegu dokumentów za pomocą nowoczesnego oprogramowania informatycznego dla biznesu pozwala na łatwe, szybkie i intuicyjne zarządzanie i procesowanie zdigitalizowanej dokumentacji firmowej. Najnowocześniejsze i najbardziej zaawansowane pod względem technologicznym systemy obiegu dokumentów wykorzystują wiele innowacyjnych narzędzi i rozwiązań z zakresu m. in. silnika workflow, uczenia maszynowego (ML), sztucznej inteligencji (AI), automatyzacji procesów biznesowych (BPA), robotyzacji procesów biznesowych (RPA), optycznego rozpoznawania znaków (OCR), podpisu cyfrowego i wielu innych, przydatnych rozwiązań – w tym wiele z nich to unikalne, autorskie rozwiązania.
Pomimo swojej rozbudowanej i złożonej funkcjonalności, nowoczesne systemy obiegu dokumentów wysokiej klasy pozostają przy tym bardzo intuicyjne i proste w obsłudze, co pozwala na ich bezproblemowe wdrożenie oraz daje szybki i wymierny zwrot z inwestycji. Możliwość integracji z innymi systemami już działającymi w firmie ułatwia z kolei i przyspiesza cały proces wdrożeniowy, oferując przy tym dodatkowe, cenne wsparcie w codziennym funkcjonowaniu organizacji opierające się o synergiczne wykorzystanie potencjału różnych elementów firmowego ekosystemu informatycznego.
Workflow dokumentów realizowany za pomocą dobrej jakości systemu obiegu dokumentów pozwala również na precyzyjne i bieżące monitorowanie każdego etapu procesowania dokumentacji oraz raportowanie, gdy dojdzie do przeterminowania lub wymagana jest dodatkowa weryfikacja – umożliwia to szybkie wprowadzenie działań naprawczych, sprawne skierowanie spraw na właściwe tory, jak również wdrożenie optymalizacji, które zapobiegną podobnym problemom w przyszłości. Szybszy dostęp do danych, z których może korzystać wiele posiadających odpowiednie uprawnienia osób jednocześnie, usprawnia z kolei podejmowanie decyzji biznesowych, podnosi ich jakość oraz przyspiesza pracę.
Innowacyjny i przyszłościowy system obiegu dokumentów
Na szczególną uwagę spośród rozwiązań informatycznych dla biznesu przeznaczonych do zarządzania dokumentacją zasługują innowacyjne i wysokofunkcjonalne platformy low-code, które pozwalają na szybkie i ekonomiczne budowanie aplikacji biznesowych bez kodowania. Najlepsze rozwiązania tego typu oferują nie tylko kluczowe funkcje systemu DMS, ale pozwalają także na kompleksową digitalizację i automatyzację procesów biznesowym oraz tworzenie (w ramach jednego środowiska) idealnie skrojonych na miarę każdego przedsiębiorstwa, a przy tym wysoko ustandaryzowanych aplikacji biznesowych obsługujących praktycznie każdy scenariusz biznesowy.
Platformy niskokodowe są proste i intuicyjne w obsłudze, a budowanie za ich pomocą kompletnych rozwiązań dla biznesu nie wymaga znajomości języków programowania ani zatrudniania wyspecjalizowanych programistów. Możliwość sprawnego zarządzania zmianą w obiegu dokumentów, dostępna w najbardziej zaawansowanych platformach low-code, pozwala natomiast na skuteczne i bieżące dostosowywanie procesów realizowanych w organizacji oraz wdrażanie niezbędnych modyfikacji w zgodzie z rytmem biznesu, jego aktualnymi potrzebami, zewnętrznymi regulacjami prawnymi lub innymi zmiennymi oddziałującymi na biznes szczególnie intensywnie w erze Przemysłu 4.0.
