Od 1 listopada 2019 r. wchodzi w życie obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności. Z punktu widzenia podatnika jest to duża zmiana, niosąca ze sobą szereg nowych obowiązków. Ustawa o VAT wprowadza liczne wymogi w zakresie fakturowania i dokonywania płatności, do których zastosować się muszą zarówno nabywcy, jak i sprzedający towary bądź też usługi wymienione w załączniku nr 15 ustawy o VAT. Niewywiązanie się z nałożonego przez ustawodawcę obowiązku skutkować będzie wysokimi sankcjami.
Kroki, które musi podjąć nabywca
Po uiszczeniu należności za zakupione towary bądź usługi wskazane w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, w której kwota należności ogółem stanowi kwotę równą bądź wyższą niż 15 000 zł, nabywca powinien zastosować mechanizm podzielonej płatności.
Podatnik zobowiązany jest zatem do weryfikacji:
- Sumy należności ogółem z faktury
- Przedmiotu transakcji (czy towar/usługa będąca przedmiotem transakcji została wymieniona w załączniku nr 15 do ustawy o VAT)
A zatem:
Jeżeli na FV znajdą się produkty/usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy
o VAT, a kwota faktury nie przekracza 15 000 zł, wówczas podatnik nie musi stosować mechanizmu podzielonej płatności.
Jeżeli na FV znajdą się produkty/usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy
o VAT, a także produkty/usługi niewymienione w takowym, natomiast kwota faktury wynosi przykładowo 15 000 zł, wówczas mechanizm podzielonej płatności powinien zostać zastosowany, jednakże wyłącznie w odniesieniu do produktów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (nawet wtedy, gdy ich wartość nie jest równa 15 000 zł).
Kroki, które musi podjąć dostawca
Split payment obliguje sprzedającego do:
- Umieszczenia na fakturze specjalnego oznaczenia w postaci zapisu „mechanizm podzielonej płatności”
- Przyjęcia należności za towar/usługę w ramach split payment
Oznaczenia na fakturze za towar/usługę
Dostawca wystawiający fakturę za towary/usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, których wartość jest równa bądź wyższa od 15 000 zł zobowiązany jest do umieszczenia oznaczenia w postaci zapisu „mechanizm podzielonej płatności”. Oznaczenie to odnosi się wyłącznie do sytuacji, gdy płatność za wspomnianą fakturę dokonywana jest przelewem bankowym. W praktyce oznacza to, że nawet w przypadku gdy faktura zawiera jedną pozycję spełniającą przesłanki wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, sprzedający zobligowany jest do zamieszczenia na tej fakturze oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności”. Nie ma przy tym znaczenia fakt, że wartość samych towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, a widniejących na opisywanej fakturze, jest jednak niższa niż 15 000 zł.
A zatem jeżeli na fakturze znajduje się np. komputer o wartości 3 000 zł oraz inne produkty, które nie zostały wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, to taka faktura również musi posiadać oznaczenie w postaci zapisu „mechanizm podzielonej płatności”.
Przyjęcie płatności w ramach split payment
Dostawca towarów/usług, który – zgodnie z treścią nowych przepisów – został zobligowany do wystawiania faktur z oznaczeniem w postaci zapisu „mechanizm podzielonej płatności”, zobowiązany jest również do przyjmowania płatności wynikających z takich faktur z uwzględnieniem mechanizmu podzielonej płatności. Zgodnie z art. 108e ustawy o VAT podatnicy, dokonujący dostawy towarów/usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, jak również nabywcy wspomnianych towarów/usług są zobowiązani do posiadania rachunku rozliczeniowego, o którym mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, bądź też imiennego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, który został otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Głównym celem wymienionych powyżej przepisów jest eliminacja możliwości omijania nowych rozwiązań np. poprzez wykorzystywanie przez dostawcę rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych do rozliczeń transakcji objętych obowiązkiem stosowania metody split payment. Zgodnie z przepisami ustawy – Prawo bankowe, rachunki VAT nie są otwierane do rachunków oszczędnościowo – rozliczeniowych. W związku z powyższym nabywca nie miałby możliwości wywiązania się z ciążącego na nim obowiązku tj. uiszczenia opłaty za fakturę z uwzględnieniem mechanizmu podzielonej płatności. Bank nie mógłby zaksięgować kwoty podatku VAT na rachunku VAT, gdyż takowy nie został wydzielony w ramach wspomnianego rachunku oszczędnościowo – rozliczeniowego. W takim przypadku płatność wykonana przez nabywcę w ramach split payment zostałaby w całości zwrócona przez bank.
Dużym ograniczeniem w przypadku dobrowolnego mechanizmu podzielonej płatności jest obowiązek posiadania rachunku w PLN w polskim banku. Oznacza to, że dobrowolny split payment nie obejmuje przedsiębiorców, którzy nie posiadają rachunku w polskim banku (lub posiadają, jednak jest on prowadzony w walucie innej, niż PLN). W ramach takich rachunków nie są wydzielane rachunki VAT. W praktyce oznacza to więc, iż spora ilość firm zagranicznych nie będzie mogła zastosować mechanizmu split payment, podobnie zresztą jak nabywcy dokonujący płatności za faktury wystawione przez wspomniane podmioty.
Warto zwrócić uwagę na fakt, iż w przypadku obligatoryjnego split payment nie ma wyjątków. Każdy podatnik VAT dokonujący transakcji w ramach załącznika nr 15 do ustawy o VAT na kwotę równą bądź wyższą od 15 000 zł, jest zobowiązany do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować nałożeniem określonej sankcji.
Modyfikacja systemu ERP w związku ze split payment
Po wprowadzeniu obowiązkowego split payment płatności będa dokonywane w wartościach netto i VAT oddzielnie i w podobnie księgowane. Powoduje to konieczność zmian w systemach ERP. Rozwiązaniem tego problemu jest program od firmy Hogart – Split Payment. Program współpracuje z większością systemów ERP dostępnych na rynku. firma Hogart w związku ze zmianami w podatku VAT, przygotowała też inne rozwiązania pozwalające na dochowanie należytej staranności. Takim programem jest na przykład Hogart Biała Lista – program weryfikujący kontrahenta przed dokonaniem transakcji. O tym i innych programach można przeczytać na stronie Hogart.
