Błędy w ewidencji VAT, niewłaściwie wyliczona składka zdrowotna, nieterminowe złożenie deklaracji czy niezapłacone zobowiązanie podatkowe – to tylko kilka przykładów pomyłek w rozliczeniach z US lub ZUS, które mogą skutkować np. grzywną lub odsetkami karnymi. Powierzenie prowadzenia księgowości profesjonalnemu biuru rachunkowemu najczęściej ogranicza takie sytuacje do minimum, jednak błędy zdarzają się nawet najlepszym. Kto ponosi odpowiedzialność za błędy biura rachunkowego?
Odpowiedzialność za błędy w księgach rachunkowych
Za błędy w księgach rachunkowych oraz zaległości podatkowe i ubezpieczeniowe odpowiada „kierownik jednostki” (art. 4 ust. 5 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości). W zależności od formy prawnej działalności może to być właściciel JDG, wspólnicy czy zarząd – i nie zmienia tego fakt powierzenia rachunkowości komuś innemu. Jednak osoba prowadząca biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność przed swoim klientem za niewykonanie lub wadliwe wykonanie zapisów umowy o świadczenie usług księgowych.
Czy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność cywilną?
Właściciel biura ma obowiązek zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością (art. 76 ustawy o rachunkowości). Minimalna suma ubezpieczenia to 10 tysięcy euro. Prowadzenie biura rachunkowego bez takiej umowy niesie ze sobą poważne konsekwencje w postaci grzywny, a nawet kary ograniczenia wolności (art. 79 ustawy o rachunkowości).
Z jednej strony to rozwiązanie korzystne dla biura rachunkowego, a z drugiej strony – przedsiębiorca jest chroniony przed ponoszeniem wysokich kosztów za błąd lub niedopatrzenie pracowników biura rachunkowego. To tylko jeden z powodów, dla których prowadzenie rachunkowości warto powierzyć profesjonalnej firmie księgowej (https://biuro-ksiegowe-liber.pl/
Ubezpieczenie nie zwalnia właściciela biura z odpowiedzialności za nierzetelne wykonanie usługi księgowej. To przedsiębiorca decyduje, czy będzie dochodził roszczeń u ubezpieczyciela, czy bezpośrednio u księgowego. Tak czy siak ostatecznie odszkodowanie wypłaca ubezpieczyciel, ponieważ właściciel biura – nawet jeśli sam pokryje roszczenie klienta – dochodzi zwrotu kosztów do wysokości ubezpieczenia.
Odpowiedzialność karna biura księgowego
Biuro rachunkowe może również ponosić odpowiedzialność karną. Karalne jest m.in.:
- nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich niezgodnie z przepisami lub podawanie nieprawdziwych danych,
- niepoddawanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
- niezłożenie sprawozdania finansowego.
Jedną z najbardziej surowych sankcji jest zakaz wykonywania zawodu polegającego na prowadzeniu ksiąg rachunkowych lub zajmowania stanowiska księgowego. Jak widzisz, prowadzenie biura księgowego to naprawdę duża odpowiedzialność, a liczne przepisy służą ochronie ich klientów. Dlatego też tak ważne jest, aby wybrana księgowa kadry i płace we Wrocławiu wykazała się doświadczeniem, wiedzą i profesjonalizmem.
O zakresie odpowiedzialności decyduje umowa
W treści umowy między biurem rachunkowym a przedsiębiorcą powinien znaleźć się nie tylko zakres obowiązków obu stron czy sposób udostępniania dokumentów księgowych i informacji o działalności gospodarczej, ale również zapisy na temat umowy OC biura. Warto zadbać o to, aby znalazły się w niej dane umożliwiające dochodzenie odszkodowania takie jak numer polisy.
Umowa może też regulować zasady i sposób uczestniczenia przez biuro w kosztach związanych z błędnym lub nierzetelnym dokonaniem rozliczeń z organami podatkowymi lub ubezpieczeniowymi. Dotyczy to np. roszczenia regresowego, czyli starania się o naprawienie szkody poniesionej przez przedsiębiorcę z winy biura albo rozszerzenia, ograniczenia czy wyłączenia odpowiedzialności z tytułu rękojmi.
